방구석 일본어 2 : 途切れる(とぎれる/토기레루)

성숙한 온라인 회의 문화는 무엇일까?

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성숙한 회의문화는 무엇일까요?

빠른 피봇팅, 의사결정과 실행의 '속도'에 집중하는 스타트업 회사에서는 치열한 토론을 통해 정해진 시간 안에 실행 가능한 결과를 도출하는 것이 회의의 목적일 것입니다.

한편, 규모가 큰 회사에서는 중요한 의사결정을 위해 많은 레퍼런스를 분석하고, 일련의 분석에서 얻어낸 인사이트를 통해 큰 투자나 사업계획을 결심하게 됩니다. 주로, 회의 전까지 충분한 분석을 통해 마련된 잠정 결론을 보고받는 자리가 많고, 발언을 하는 사람들은 정해져 있습니다.

그 외에도, 제가 근무하는 일본 회사는 '회의를 시작하는 시간'에 대한 집착이 강한 편입니다. 참석 예정자들이 다 모이지 않으면 회의를 시작하지 않거나, 늦어질 것 같은 참석자가 미리 연락을 하여 양해를 구하는 등의 비즈니스 매너를 중요하게 생각합니다.

이번 만화는 2021년 2월 4일에 업로드하였습니다.

한국에서 전염병이 막 확산되기 시작한 시기와 맞닿아 있습니다. 우리는 운 좋게 미리 온라인 인프라를 활용하여 리모트 워크(Remote Work)가 가능한 회사로 변화하고 있었고, 클라우드 기반의 MS Office 365를 사용하여 대부분의 일을 처리할 수 있게 되었습니다.

딱 한 가지 익숙해지는데 시간이 걸렸던 것은, '회의'.

MS Office 365에서 제공하는 온라인 회의 소프트웨어 '팀즈(Teams)'를 사용하는 회의는 한동안 우리를 힘들게 했습니다. 차차 시간이 지나고 나서야 서로를 배려하는 '회의 문화'도 정착하게 되었습니다.

예를 들면, 아래와 같은 것들이 있겠죠.

#1 회의 시작시간에 맞추어 미리 접속하기.

#2 일본 - 한국 간 국경을 넘는 회의를 하는 경우에는 데이터 트래픽을 감안하여, 카메라는 켜지 않기.

    (또는 목적을 분명히 하고, 참가자 전원의 카메라를 켜고 회의하기)

#3 접속 전에는 카메라/마이크를 전부 off 상태로 설정하기.

#4 같은 공간에서 두 개 이상의 단말기로 접속하는 경우에는, 하울링 예방을 위해 한 사람만 스피커와 마이크를 사용하기.

#5 회의 중에 화면을 공유하며 프레젠테이션을 해야 하는 사람은, 회의 전에 Teams를 사용하여 충분히 발표 준비를 해 둘 것.  

이제는 대부분 익숙해졌지만, 오늘 만화에서처럼 설정 변경이 더디다는 등 여러 가지 이유로 참석자 전원에게 불편을 주는 유저들이 있었습니다. 정작 본인의 발언이 도중에 뚝- 뚝- 끊기는지도 모르고 말이지요. 

나의 상식이 모두의 상식은 아니겠지만, 한 조직에서 같은 툴을 사용하는 경우에는 누군가 먼저 나서서 서로가 편안한 회의를 할 수 있는 룰(Rule)을 배포하는 것도 좋아 보입니다. 

※당분간은 잦은 페이스로 2021년에 업로드하였던 <방구석 일본어> 만화와 함께, 당시를 추억하며 간단한 글을 연재할 예정입니다.