원노트를 통한 자료 관리 방법
우리는 자료 관리의 필요성을 언제 느낄까요? 아마 컴퓨터를 처음 구입했거나, 운영체제 포맷을 한 직후 거나, 자료가 너무 많아서 원하는 파일을 바로 찾을 수 없을 때입니다. 즉 무언가 새롭게 시작하거나 일을 진행함에 있어서 어려움에 봉착한 경우 우리는 관리를 결심하게 됩니다. 그러나 작심삼일이라고 하지 않았던가요. 평소에 분류를 틈틈이 하는 사람이 아니라면 그 결심은 그렇게 오래가지 않습니다.
원노트는 자료 관리에 적합한 도구 중 하나입니다. 특히 모바일 환경보다는 노트북을 들고 다니는 사람들에게 더 유용하죠. 그러나 지금까지 원노트를 쓰는 분들을 많이 만났는데도 자료를 제대로 관리하는 분들을 찾기란 참 어렵습니다. 대개 이유는 둘 중 하나였습니다. 방법을 모르거나 귀찮거나.
이번 글에서는 후자에 초점을 맞춰 자료 관리 팁을 하나 알려드리겠습니다.
대한민국의 성씨 인구 순위, 출처 <통계청>자료 관리를 할 때 보통 숫자나 문자 순으로 정렬합니다. 위 표에서는 흔히 한 번씩 궁금해서 찾아본 대한민국의 성씨 인구 순위 표입니다. 이 표에서 중점적으로 봐야 할 것이 인구(숫자)라면 상황에 따라 오름차순이나 내림차순으로 사용하면 되겠죠. 성씨(문자)의 경우도 마찬가지고요.
여기서 가정을 한 번 해볼까요. 당신은 영업직에 종사하고 있으며, 수백 명의 고객들을 관리하고 있습니다. 각 고객들의 정보를 언제 어디서든 확인하기 위해서 원노트를 쓰기로 결심을 했습니다. 그래서 각 고객들의 이름을 페이지 단위로 관리하고자 합니다.
이때 당신은 페이지를 추가해서 제목을 고객의 이름으로 바꿀 확률이 높습니다. 꽤 귀찮은 작업이지만 딱히 다른 방법이 없으니깐요. 그러나 제가 이제부터 알려드릴 방법을 적용하면 귀차니즘을 조금은 덜 수 있습니다.
위에서 언급했던 대한민국 성씨 순위표를 활용해서 설명하겠습니다. 엑셀을 통해 먼저 상단 메뉴에 있는 [데이터]→[필터]를 활용해서 텍스트 오름차순 정렬을 진행합니다. 그리고 정렬된 데이터를 복사합니다. 이제 원노트로 넘어가 볼까요?
데이터를 배치할 페이지를 하나 선택합니다. 이렇게 빈 화면으로 나타나겠죠?
아까 엑셀에서 복사한 데이터를 그냥 붙여 넣기(Ctrl+V)했다면 엑셀과 동일하게 표 형태로 복사가 됩니다. 그러나 상황에 따라 표가 아닌 텍스트만 필요한 경우가 있습니다. 이때는 마우스 오른쪽을 클릭하면 나타나는 창에서 붙여 넣기 옵션을 바꿔주면 됩니다. 총 4가지 옵션 중 세 번째에 위치한 텍스트만 유지를 선택하면 텍스트만 깔끔하게 붙여 넣기가 됩니다.
이제 페이지로 만들고 싶은 데이터를 선택한 후 마우스 오른쪽 클릭 후 페이지에 연결(L)을 클릭하면 각 데이터마다 페이지가 생성됩니다. 여기에서는 성씨가 되겠지만 날짜일 수도 있고, 고객 이름일 수도 있겠죠.
잘 보이지 않으면 클릭해서 보세요.페이지에 연결했다면 위와 같은 화면이 나타납니다. 선택했던 데이터는 페이지 생성을 하면서 하이퍼링크가 걸리기 때문에 밑줄이 생기고 페이지 탭에는 선택한 데이터(성씨)의 개수만큼 페이지가 생성됩니다.
여기서 한 가지 팁을 드리면 우측에 새로 생성된 페이지를 모두 선택한 후 오른쪽 마우스를 클릭해봅시다. 그러면 중간쯤에 하위 페이지 만들기(S)가 있습니다. 클릭하면 가장 상단에 있는 고객 관리(2018년 2월) 페이지가 상위 페이지가 되고, 나머지는 상위 페이지에 속하는 하위 페이지가 됩니다.
오른쪽이 하위 페이지가 접힌 모습상위 페이지에 속한 하위 페이지는 상위 페이지 옆에 생긴 버튼을 통해 접어둘 수 있습니다.
이 기능을 활용하면 같은 섹션에서 날짜/소속/지역 등으로 구분 지어 데이터를 관리할 수 있습니다.
평소에는 상위 페이지를 접어두고, 원하는 데이터를 찾고자 할 때는 상위 페이지에 있는 데이터를 클릭해서 접근하면 됩니다. (아까 페이지를 생성할 때 각 데이터의 이름에는 연결 링크가 생성되었습니다.)
다시 한번 정리하자면 이렇습니다. 엑셀을 통해 데이터를 정렬하고, 정렬된 데이터를 원노트에 복사합니다. 그리고 복사한 데이터를 페이지로 생성하면 번거로운 반복 작업을 줄일 수 있습니다. 그리고 관리할 데이터 양이 많아지면 바로 위에서 언급한 날짜/소속/지역 등으로 상위 페이지를 만들어 하위 페이지(실제 데이터)를 보관합니다.
원노트를 통해 깔끔하고 확실한 자료 관리를 진행해보세요 :)
