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by 서용마 May 24. 2018

지극히 개인적인 Workflowy 활용법

정보가 쏟아지는 정보 홍수 시대에 살고 있는 요즘 시대에 필요한 정보를 직접 찾아 나서는 것보다 그 분야를 잘 알고 있는 사람이 큐레이팅 해주는 서비스가 각광받고 있습니다. 이를 증명이라도 하듯 지극히 개인적인 에버노트 활용법은 이전에 쓴 에버노트 활용법을 모았을 뿐인데 많은 인기를 얻었는데요. 그래서 이번에는 Workflowy 활용법을 모아봤습니다. 스마트워크 프로젝트 매거진에서 <가장 잘 맞는 생산성 툴은?> 시리즈 이후로 두 번째 시리즈가 되겠네요.




1. 회원 가입 + 데일리 노트와 목록 정리, 체크 리스트, 독서 노트 활용법


브런치에서 Workflowy에 관해서 가장 먼저 썼던 글인데요. 이 글은 제가 사용하고 있는 각종 수많은 생산성 도구를 마인드맵으로 소개하면서 시작합니다. 수많은 도구를 활용하면서 여전히 사용하고 있는 생산성 도구도 있고, 이미 뒤안길로 사라진 녀석들도 있는데요. 유독 Workflowy는 오래 살아남고 있습니다. 이유는 간단합니다. 단순하기 때문이죠. 기능이 많은 툴은 복잡합니다. 그리고 복잡한 툴은 PC에서 최적화되어 있습니다. 이 말은 모바일 환경에서 부적합하다는 이야기로 보셔도 됩니다. 


PC에서 정말 유용한 생산성 도구인 마이크로 소프트 앱을 스마트폰에서 쓴다는 꽤나 불편한 일입니다. 원노트 헤비 유저인 제가 봐도 원노트 앱은 스마트폰에서 사용자 인터페이스가 너무 불편합니다. 대안으로 에버노트가 있지만 원노트와 비교했을 때 가벼울 뿐이지, 불편함과 무거움은 여전히 남아 있습니다.


<가장 잘 맞는 생산성 툴은? (1) Workflowy> 글에서는 하루하루 일어나는 모든 일을 적는 데일리 노트와 목록 정리,  체크 리스트, 독서 노트 등에 관한 활용법을 소개하고 있습니다. 



2. Workflowy Calendar Templete 활용법


첫 번째 글을 쓰고 대부분의 사람들이 데일리 노트에 많은 관심을 보였습니다. 그런데 달력 템플릿을 본인 계정으로 넣는 방법을 잘 몰라서 헤매고 있는 분들의 모습을 발견했는데요. 그래서 두 번째 글로 달력 템플릿을 어떻게 넣을 수 있는지 알려드렸습니다. 처음 가입했을 땐 라인 수가 많이 부족하므로 달력 템플릿을 본인 계정으로 넣을 경우 라인 수가 부족할 수도 있습니다. 주변 사람들을 초대해서 라인 수를 늘리거나 유료 결제하는 방법 등으로 해결하면 됩니다.



3. 모바일 환경에서 목록 삭제, 완료, 텍스트 사이즈 변경, 즐겨찾기 및 페이지 전환

최근에는 그런 모습이 없지만 Workflowy는 과거에 번씩 서버가 다운되는 불안정한 모습을 보였습니다. 아무리 훌륭한 앱이라고 하더라도 이런 모습을 자주 보이면 사용자들이 많이 떠나게 되어 있습니다. 다행히 그 이후에 지속적인 개선을 통해 부정적인 모습을 많이 탈피했는데요. 동시에 모바일 환경에서 새로운 기능을 업데이트하기도 했습니다. 개선 또는 업데이트가 일어날 때마다 Workflowy 블로그에서 최신 소식을 전달하곤 하는데 모두 영어로 되어 있습니다. 그래서 생각보다 많은 분들이 접속하질 않으시더라고요. 


최근에 모바일 환경에서 유용한 기능들이 몇몇 업데이트되어서 그 내용을 소개해주면서 함께 즐겨 찾기, 일반 페이지 전환을 할 수 있는 몇몇 팁을 함께 소개해주었습니다. 이 글도 반응이 상당히 좋았습니다. 앞으로 종종 업데이트 소식이 들릴 때마다 이렇게 소개해주는 것도 괜찮은 방법이 되겠네요.


4. 여행 가서 쓰는 Workflowy 활용법

올해는 유독 여행을 많이 다녀왔는데요. 여행지에서 기록을 하지 않으면 다녀와서 며칠만 지나도 어딜 다녀왔는지 무엇을 먹었는지 금방 잊어버려서 항상 Workflowy에 기록을 하려고 노력했습니다. 그렇다고 해서 많은 노력이 들었던 것도 아니었습니다. 이동할 때 잠깐, 음식점에 들어가서 음식이 나오기 전 등의 자투리 시간을 활용해서 Workflowy에 알아볼 수 있게 대충 기록해놓고 나중에 숙소에 가면 한 번에 정리하는 식이었습니다. 


특히 이 글에서는 Workflowy를 만나기 전에 제가 여행지에 가서 썼던 기록 도구 등도 함께 소개했습니다. 처음에는 아날로그 도구인 바인더를 썼고, 다음에는 에버노트와 원노트를 쓰기도 했습니다. 


또한 여행 중에 틈틈이 들었던 생각을 기록해놓았더니 나중에 하나의 글이 완성되더라고요. 



그렇게 작성한 러시아 블라디보스토크에서 느낀 20가지 생각들은 많은 채널에 올라가기도 했습니다. 우리 여행 중에서 문득 든 생각들을 흘리지 말자고요.



5. 스타일리시한 Workflowy 사용기

Workflowy 책이나 외국 블로그를 살펴보면 컬러풀한 모습을 쉽게 발견할 수 있는데요. 처음에 방법을 몰랐을 땐 유료 결제하면 저렇게 쓸 수 있는 건가?라는 생각을 했습니다. 그런데 Workflowy 책을 읽어보니 크롬 브라우저에서 확장 프로그램만 설치하면 누구나 쉽게 사용할 수 있더라고요. 그래서 하나하나 독학하면서 어떻게 쓰는지 습득했던 내용을 최근에 소개하기도 했습니다. 


6. 이모티콘과 별점 기능 사용

위 다섯 개의 글은 이미 썼던 글을 소개했습니다. 사실 이 글은 여섯 번째 내용을 소개하기 위해 쓴 글이기도 합니다. Workflowy는 텍스트 기반 아웃 라이너죠. 무척 가볍지만 가끔은 이미지가 첨부되지 않아 아쉽죠. (물론 5번째에 소개된 Sytilsh 확장 프로그램을 사용해서 이미지를 넣을 수 있긴 합니다.)


iOS, Android 모두 가능합니다.


흔히 쓰는 스마트폰 이모티콘을 Workflowy에 넣어서 활용할 수 있습니다. 



 


가끔은 길게 쓴 글보다 이모티콘 하나가 상황을 더 잘 설명해줄 때가 있죠. 제가 쓰고 있는 데일리 노트에 비행기 이모티콘이 3개가 표시되어 있습니다. 3번의 여행을 다녀왔다는 뜻이겠죠. 


 


비행기 이모티콘뿐만 아니라 다양하게 쓸 수 있습니다. 여행, 술자리, 영화 등등 말이죠.


 


심지어 이모티콘으로 검색도 가능합니다. 이번 달에는 술자리를 얼마나 가졌는지, 영화는 몇 편이나 관람했는지, 글은 얼마나 썼는지 이모티콘을 활용해서 찾아볼 수도 있겠죠?




뿐만 아니라 특수문자를 활용할 수도 있습니다. 치앙마이 여행을 할 때 들렀던 가게마다 별점을 매기기도 했는데요. 집에 와서 기록한 내용을 보니 나중에 치앙마이 어디가 좋았는지 다른 사람이 물어보면 굳이 생각할 필요 없이 ★★★★~★★★★★ 검색해보면 되겠더라고요.


그런데 단점이 하나 있습니다. 위 사진은 별 3개(★★★)로 검색한 것인데 별 4개와 5개도 함께 뜹니다. 이때는 검색 방법을 조금 달리하셔야 하는데요. 검색 창에 ★★★를 입력하고 제외시키겠다는 의미인 -★★★★ -★★★★★를 뒤에 붙여서 입력하시면 됩니다.  


즉 정리하면 ★★★ -★★★★ -★★★★★가 되겠죠. 




최근에는 Workflowy와 비슷한 도구들이 많이 출시되었는데요. DynalistNotion이 대표적이죠. 특히 Dynalist는 Workflowy의 단점을 많은 부분 보완하기도 했죠. 그리고 유료 결제를 하면 구글 캘린더와 연동이 가능하기도 합니다. 연동을 중요시하는 제 기준으로 꽤나 끌릴만한 기능이었지만 많은 기능이 때론 독이 될 때가 있더라고요. 새로 출시된 도구들도 써본 결과 여전히 저에게는 Workflowy가 잘 맞았습니다. 제가 Workflowy가 맞는다고 해서 다른 분들도 맞는다는 보장은 없으니 다른 도구들도 사용해보시면서 자신에게 맞는 도구와 활용법을 발견해보세요. 위에서 소개한 방법들은 Workflowy만 통하는 것도 아니니깐요! 


지극히 개인적인 활용법이라 소개했지만 많은 분들에게 상당히 도움이 거라 확신합니다. 아직 소개드리지 않았지만 Workflowy는 Dropbox와 Evernote와 함께 연동하면 더 강력해지기도 합니다. 그런 방법들은 차차 소개해드리겠습니다 :) 


어떤 툴이 좋은가? 매번 찾아다니면서 고민하기보다 하나의 툴을 골라 꾸준히 써보세요. 그 툴이 본인에게 최고의 도구가 될 겁니다. 


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