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브런치북 마인드맵을 활용한 생각의 전환 03화

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by Don Lee Dec 03. 2021

프로젝트할 때 유용한 마인드맵

#3 마인드맵을 활용한 생각의 전환

한국에서 프로젝트를 수행하는 많은 기업에서는 연차가 높은 사람, 나이가 많은 사람이 맡아서 프로젝트 수행 시 일정, 인력, 비용을 통제하고 관리하면 된다고 생각하고 있습니다. PM(Project Manager)을 하면서 사람도 관리하고 시스템 아키텍처까지 보면서 개발자 관리까지 천하무적 슈퍼맨을 기업에서 요구합니다.

그에 반해 해외의 경우에는 프로젝트 관리를 위해 Project Manager, Application Architect, Database Architect 등 각 역할별로 나눠서 관리합니다. 너무 많이 역할을 나누어 놓은 것이 더 문제가 되기도 합니다. 한국에 있는 거의 대부분 외국계 기업들도 2가지 역할의 겸직은 기본으로 하는 게 현실이긴 합니다. 이는 프로젝트 비용 최소화를 하지 않으면 프로젝트 수주 자체가 불가능해 지기 때문입니다.

마인드맵을 활용한 제안서 작성
프로젝트를 하기 위한 WBS 계획 수립
마인드맵을 활용한 인터페이스 도출

마인드맵을 활용한 제안서 작성

프로젝트를 시작할 때 일반적으로 제안서를 작성한 후 프로젝트를 수행하게 됩니다. 대규모 프로젝트에서는 주관사를 중심으로 여러 파트너사가 일정 기간 동안 제안서를 같이 작성하고 취합하여 고객사에게 제안하게 됩니다. 고객사에서 원하는 요건을 시스템으로 구현하기 위해 여러 업체가 협업하여 제안서를 작성서를 작성하고 주관사는 제안 목차를 중심으로 제안 일정과 품질을 관리하고 제안 금액, 이슈 관리 등을 원활히 취합해야만 성공적인 제안을 할 수 있습니다.

제안서 작성 Sample mindmap

좌측은 제안 일정 및 제약 조건 등을 관리하는 구조이고 우측은 제안 목차를 중심으로 누가 어떻게 작성할지 할당하고 향후 취합할 수 있습니다. 이러한 구조는 제안서 제출 시 조견표는 RFP(Request for Proposal, 제안요청서)와 제안서를 맵핑하여 기능을 어떻게 수용하는지를 체크할 수 있는 표를 만들 때도 도움을 줄 수 있습니다.

프로젝트를 하기 위한 WBS 계획 수립

제안 후 업체가 선정된다면 프로젝트 초기 계획 위해 가장 먼저 WBS (Work Breakdown Structure, 작업 명세서)를 작성하여 작업 명세와 전체 프로젝트 계획을 세웁니다. WBS 또한 Tree 구조이므로 마인드맵을 활용하면 프로젝트 계획을 수립하는데 도움을 줄 수 있습니다. 초기 계획할 때는 마인드맵을 통해 계획하고 이후는 전문 프로젝트 관리 도구(Microsoft Project, Jira, SmartSheet, Thinkwise, Excel Project Template 활용)를 활용하여 프로젝트를 관리하는 것이 효율적입니다.

일반적인 IT 프로젝트는 프로젝트 시작-> 현황 분석-> 설계-> 개발-> 인터페이스-> 테스트-> 종료 순서로 진행됩니다. 먼저 프로젝트 계획은 레벨 1의 작업(Task)을 기반으로 4~5 단계 레벨로 프로젝트 작업 계획을 작성합니다. 이후 작업(Task)을 만들고 작업 간의 관계 및 우선순위를 지정하고 나서 일정계획을 수립할 수 있습니다. 일정 수립 후 각 작업을 누가 수행하는지 각 파트너사에게 할당하고 세부 작업은 컨설턴트나 개발자를 할당하여 전체 프로젝트 계획 초안을 완료할 수 있습니다.

프로젝트 계획에서 작업 간의 관계를 설정하는 것은 향후 작업 변경이나 일정 변경이 발생할 때 작업 영향도 평가를 하는 기반 정보가 됩니다. 대부분의 프로젝트 관리 도구에서는 작업 변경에 따른 영향도 분석을 할 수 있는 기능을 제공하기 때문에 이러한 정보를 활용하면 프로젝트 관리를 효율적으로 하는데 도움을 줄 수 있습니다.

Project WBS Sample Mindmap (4~5 Level로 관리)

마인드맵을 활용한 인터페이스 도출

프로젝트를 할 때 가장 중요한데 많이 간과되는 요소는 인터페이스(Interface) 관련 요구사항이 있습니다. 모든 인터페이스 요건을 찾아내고 이를 테스트 시나리오에 모두 반영하는 것은 생각보다 어려운 일입니다. 일반적으로 여러 해 동안 많은 인원들에 의해 시스템이 운영되다 보면 운영 시스템은 실제 어떤 인터페이스가 어떻게 영향을 끼치고 있는지 모르는 경우가 많습니다. 관련 시스템의 모든 운영 담당자와 협의를 통해 전체 인터페이스 리스트를 만들고 인터페이스의 소스(Source)와 타겟(Target) 시스템을 체크하고 수행 주기와 시간 등을 명기하여 관리해야 됩니다. 너무 방대하여 한 명이 전체 시스템을 관망할 수 없기 때문에 담당자들의 협업을 통해 전체 리스트를 완성하고 운영할 때도 최신화해서 관리되어야 됩니다.