협업 잘 되게 하는 협업툴의 공통점은 바로
[스마트워크]협업툴로 알아보는 협업의 필수조건 5가지
요즘 비대면 업무 증가에 따라 정말 다양한 프로젝트 관리용 협업툴을 많이 사용하고 계시죠. 노션, 트렐로, 지라, 아사나, 먼데이닷컴 등 점점 더 많은 협업툴들이 쏟아져 나오고 있는데요.
협업툴, 쓰기만 하면 협업은 저절로 되는 걸까요? 정답은, NO!
애초에 제대로 협업이 이루어지지 않던 조직이라면, 아무리 훌륭한 협업툴을 쓰더라도 함께 제대로 일할 수 없죠. 그래서 오늘은 협업툴 활용으로 알아보는 잘 되는 협업의 필수 조건에 대해 알아보겠습니다.
협업툴 활용으로 알아보는 잘 되는 협업의 필수 조건
거의 모든 프로젝트 관리용 협업툴이 꽤 많은 공통점을 지니고 있는데요. 그 이유는 '협업의 기본 원리'를 툴 형태로 구현했기 때문입니다. 이것은 바꿔 말하면, 모든 협업툴의 공통점만 잘 파악해도 협업의 기본을 알 수 있다는 것인데요. 일하는 우리가 바로 이 공통점 5가지를 정리해봤습니다.
첫째, 투명하게 공유되는 업무
협업툴을 사용하게 되면 작게는 팀원에서부터 크게는 회사 직원 전체의 할 일과 지금 하고 있는 일, 완료한 일을 알 수 있게 되는데요. 업무의 내용뿐만 아니라 업무와 관련한 논의도 알 수 있습니다. 이렇게 모든 업무가 투명하게 공유되는 건 협업의 아주 기본입니다. 동료들이 하는 일을 모른 채로 그 사람과 함께 일하기는 어렵지 않을까요?
둘째, 업무의 우선순위
협업툴을 사용하면, 업무들을 중요도에 따라 우선순위를 표시할 수 있는데요. 그러면 팀원들은 우선순위가 높은 일부터 빠르게 처리해 나갈 수 있죠. 가만, 이거 어디서 들어본 것 같지 않나요? 맞습니다. 이게 바로 애자일이잖아요! 군더더기는 빼고 지금 이 순간 중요한 일에만 집중해 빠르게 일을 실행한다! 함께 시너지를 내며 일하기 위해서는 우리 팀에 중요한 일에 집중해서 힘을 모아야지, 나 혼자 별로 중요하지도 급하지도 않은 일을 붙잡고 끙끙대고 있는 건 소용없겠죠?
셋째, 담당자 및 업무 관련자 지정
협업툴에서 업무를 생성한 후에는 해당 업무의 담당자나 업무 관련자를 추가할 수가 있는데요. 이때 협업이 제대로 이루어지지 않는 팀이라면, 리더가 단독으로 업무를 생성하고 담당자를 지정하고 있을 거예요. 하지만 정말 함께 잘 일하고 있는 팀이라면, 우리 팀이 해결해야 하는 문제를 리더가 우선 큰 덩어리의 업무로 정리하고, 팀원들에게 이 가운데 어떤 문제를 해결할 수 있는지 물어봄으로써 팀원들 스스로 자기의 할 일을 정할 수 있도록 할 거예요. 스크럼의 스프린트 플래닝 미팅 같은 걸 통해서요.
넷째, 업무 시작일과 완료일
업무를 진행하는 기간을 설정하는 것도 담당자를 설정하는 것과 동일합니다. 팀의 리더가 일방적으로 데드라인을 지정해 통보하는 조직이라면, 담당자 입장에서는 일방적으로 기한을 통보받게 되죠. 하지만 협업이 잘 되고 있는 팀이라면, 업무 완수에 소요되는 기간 또한 실제 업무 담당자와의 논의를 통해 정해질 거예요. 스크럼을 하고 있는 팀이라면, 주기적으로 진행하는 플래닝 포커를 통해서 가능하겠죠?
다섯째, 서브 태스크
대부분의 협업툴은 특정 업무 생성 요소에 서브 태스크를 만들 수 있는 기능을 함께 제공하는 데요. 이 서브 태스크 설정에서는 보통 담당자와 업무 시작일, 종료일 등을 지정할 수 있습니다. 마이크로 매니지먼트하는 팀이라면, 이런 서브 태스크 조차도 실무자가 아닌 리더가 정하게 되는 데요. 진정한 협업이 이루어지고 있다면, 리더는 메인 태스크로 팀원들에게 해결해야 할 업무의 과제만을 알려주고, 실제 팀원들이 해당 문제의 해결책을 스스로 서브 태스크로 작성하게 할 거예요. 스크럼의 스프린트 백로그처럼 말이죠!
계속 듣다 보니, 자주 들리는 단어가 있으시죠? 바로 여러분도 잘 알고 계실 애자일, 스크럼인데요. 그럴 수밖에 없는 것이 대부분의 협업툴이 사실 애자일을 기본 원리로 하고 있거든요. 모든 협업툴에 있는 ‘보드' 자체가 애자일의 방법론 중에 하나인 ‘칸반 보드'에서 왔다는 사실! 협업을 잘하려면, 역시 애자일을 잘 알아야겠죠?
지금 어떤 협업툴을 사용하고 계신가요? 내가 쓰고 있는 협업툴에 녹아있는 애자일의 협업 원칙을 기억하면서, 내 옆의 동료와 함께 더 잘 일하실 수 있기를 일하는 우리가 응원합니다.
▼ 협업툴을 활용한 협업의 필수조건의 예시가 궁금하다면?
