56. 많이 알수록 발표 자료는 단순해진다.
엔지니어는 제품이나 기술을 설명하는 프레젠테이션을 자주 합니다. 대부분의 엔지니어들은 프레젠테이션을 쉽고 빠르게 준비하고 실제 발표에서 실패하는 방법을 취합니다. 즉, 누군가가 만든 파워포인트 자료를 짜깁기하고 충분히 이해하지 못하고 발표합니다. 사실 발표자가 충분히 콘텐츠를 충분히 이해하고 전달하더라도 평범한 프레젠테이션입니다. 엔지니어들이 최고의 발표를 할 수 있는 방법을 찾아갑니다.
최고의 발표자들의 발표 자료는 단순하다
발표 자료를 만들 때 가장 먼저 하는 실수는 발표 자료를 너무 중요하게 생각하는 것입니다. 발표 자료는 발표자가 발표를 잘할 수 있도록 가이드를 하는 역할입니다. 절대로 발표 자료에 발표자가 따라갈 수 없습니다. 발표 자료가 아무리도 화려하고 뛰어나도 발표를 잘할 수 없습니다. 좋은 발표는 발표자가 발표 내용을 완전히 이해하고 청중이 이해할 수 있는 이야기 구조로 설명하는 것입니다.
발표자료를 만드는 대표적인 툴은 마이크로소프트의 파워포인트(PowerPoint)입니다. 파워포인트로 멋진 자료를 만들기 위해 많은 공을 들이기보다는 발표 스토리와 내용에 더 많은 시간을 써야 합니다. 파워포인트와 같은 발표 자료는 이야기를 이어주는 도구일 뿐입니다.
"PowerPoint is not a method, it is a tool
파워포인트는 도구일 뿐 방법론이 아니다
적당하게 잘 디자인한 파워 포인트는 발표를 매끄럽게 이어주지만, 화려하기만 한 발표자료는 청중들이 자료에 집중하면서 발표자의 이야기에 관심을 기울지 못합니다. 좋은 발표는 청중이 발표자에게 관심을 기울이고 이야기에 집중하게 하는 것입니다. 절대로 발표자료가 아닙니다.
하지만, 이야기의 흐름에 맞게 잘 디자인된 발표자료는 금상첨화입니다. 발표자가 발표 내용을 완전히 이해하고 이야기 구조가 잘 짜여 있다면, 잘 디자인된 발표자료는 호랑이에게 날개를 달아 줍니다. 좋은 발표의 날개를 만드는 원리를 정리합니다.
발표의 세 가지 종류
발표는 세 가지 형태가 있습니다.
첫 번째, 워크숍이나 세미나와 같은 열린 공간에서 제품을 소개하거나 아이디어를 공유하는 발표입니다. 가장 일반적인 발표를 떠올릴 수 있습니다. 청중은 들을 준비가 되어 있고, 발표자는 며칠 전부터 준비한 자료를 프로젝트나 디스플레이에 띄워놓고 발표를 합니다.
두 번째 테이블이나 회의실에 몇 명의 사람들이 모여서 회의를 하는 장면을 생각할 수 있습니다. 이야기 전개에 따라 프린트물이나 노트북에 관련 자료를 보여 줍니다. 상대방과 교감을 하면서 질문과 응답을 위주로 진행합니다.
마지막으로 사람들은 발표라고 생각하지 않지만 가장 중요한 발표가 있습니다. 상사나 임원에게 간단하게 자신의 생각이나 프로젝트의 진행상황을 간략하게 발표합니다. 파워포인트를 활용하여 만들더라도 보여줄 시간이 없거나 간단하게 구두로 전달합니다.
하나의 발표 내용을 다양한 상황에서 풀어내는 방법이 필요합니다. 발표자가 발표 내용을 정말 잘 알아야 다양한 상황에 대처할 수 있습니다. 예를 들면, 여러분이 신제품을 소개하는 엔지니어입니다. 신제품을 열심히 공부하고 이해한 상태에서 항상 어떻게 상대방에게 잘 전달할지를 고민합니다. 세미나에서 신제품을 소개할 뿐만 아니라 주요 고객사의 담당자에게도 설명합니다. 발표는 한 시간 동안 하기도 하고 10분 만에 끝내기도 하고 엘리베이터에서 간단하게 전달하기도 합니다. 신제품을 잘 이해한다면 다양한 상황에 적절한 대응이 가능하지만, 제품을 잘 모른다면 파워포인트 슬라이드 없이는 제대로 이야기를 이어갈 수 없고, 파워포인트도 지루한 장비 기능의 나열일 것입니다.
발표를 잘하는 사람이 모든 상황에 잘 대처하는 사람입니다. 발표장에서만 발표를 잘하거나 임원보고만 잘하는 사람은 절대로 발표를 잘한다는 소문이 나질 않습니다.
발표 내용을 완전히 이해하고 충분히 고민할 때
상황에 맞는 대응이 가능하다
파워포인트로 만드는 자료의 간단한 원칙
발표 내용을 잘 아는 발표자는 발표자료가 필요 없습니다. 발표자료는 발표를 좀 더 부드럽게 이어갈 수 있도록 도와주는 정도입니다. 스티브 잡스와 같은 뛰어난 발표자는 발표자료가 매우 단순합니다. 주요 내용이 모두 머릿속에 있기 때문에 발표 자료가 많은 내용을 담을 필요가 없습니다.
발표자가 발표 내용을 완전히 이해한다고 가정하고 발표 슬라이드는 다음과 같이 만들면 좋습니다.
1) 슬라이드에 정보의 양을 제한하라
청중이 짧은 시간에 받아들일 수 있는 정보의 양은 제한적입니다. 슬라이드에서 강조하려는 핵심 포인트가 무엇인지를 결정하고, 핵심 포인트를 잘 뒷받침할 수 있는 것을 시각화합니다. 하나의 슬라이드는 하나의 핵심 주제를 담습니다. 슬라이드를 단순화하고 불필요한 정보를 제거합니다. 전달하려는 정보가 많을수록 청중은 이해하지 못하기 때문입니다. 예를 들면, '80%의 고객은 자신이 선호하는 채널로부터 구매한다'라는 주제를 발표를 한다면, 강력한 주제를 드러내고 통계와 차트로 근거를 자세히 설명합니다.
2) 이야기를 강화할 수 있는 시각 자료를 활용하라
청중들은 이야기를 좋아합니다. 사람들은 드라마에 쉽게 빠지고, 한 번 재미를 들인 드라마는 끝까지 봅니다. 이야기의 힘은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 청중들이 끝까지 발표 내용에 귀를 기울일 수 있게 이야기 구조를 설계하고 시각 자료를 활용합니다. 이야기 구조가 없고 단순히 나열만 하는 발표에 청중이 집중할 이유가 없습니다.
이미지로 구성된 슬라이드가 텍스트로 구성된 슬라이드보다
65% 이상 효과적이다.
3) 차트나 표를 사용할 때 불필요한 그래픽을 제거하라
불필요한 선, 화살표, 그림자, 경계선, 아이콘, 클립아트, 3D 이미지 등을 정크 차트라고 부릅니다. 표나 차트를 사용할 때 원하는 정보가 한눈에 보이도록 만들어야 합니다. 애니메이션을 활용해 강조하는 것도 좋습니다. 그렇다고 애니메이션이 많은 것도 좋지 않습니다. 복잡한 구성도나 설계도를 쉽게 설명하기 위해 사용하는 정도로 제한합니다.
4) 청중이 이해하기 어려운 슬라이드는 제거하라
많은 발표자들이 슬쩍 보여주기 위한 슬라이드를 많이 사용합니다. 설명이 필요 없는 슬라이드는 기억에 남지 않습니다. 발표자만 기억하고 청중은 기억하지 못하는 슬라이드는 버립니다.
텍스트 위주의 슬라이드를 만들 때 6 가지 원칙
텍스트 위주의 슬라이드를 만들 때 기억해야 할 몇 가지 원칙을 정리합니다.
첫째, 제목이 없는 슬라이드는 결론을 알 수 없는 것과 같습니다. 제목은 핵심 주제를 구체화하고 강조하기 위해 사용합니다. 제목은 핵심 주제를 드러내거나, 청중의 궁금증을 자아내는 질문 형식이거나, 청중이 결론을 유도하도록 제목을 구체화하지 않기도 합니다. 슬라이드의 제목은 반드시 의도적으로 만들어져야 합니다.
둘째, 제목은 구체화할수록 좋습니다. 제목을 '배경 설명'이라고 하는 것보다 '고객의 관점에서 본 브랜드 이미지'가 더 이해하기 좋습니다. '주요 시사점'이라고 하는 것보다 '밀레니얼 세대는 온라인에서 더 많인 구매한다'가 더 이 애 하기 좋습니다. '요청사항'이라고 하기보다는 '적정한 가격 체계 필요'가 훨씬 효과적입니다.
셋째, 텍스트보다 이미지가 좋고, 저화질보다는 고화질 이미지를 사용해야 합니다. 저화질 이미지는 전문성을 떨어트립니다. 만일 텍스트로만 구성된 슬라이드를 만들 때 666 원칙을 따르는 것이 좋습니다.
텍스트로 구성된 슬라이드는 다음을 넘지 말아야 한다
텍스트 위주 슬라이드가 6장, 슬라이드 당 6 줄, 한 줄 당 6 단어
넷째, 모두가 읽을 수 있는 크기를 사용합니다. 발표장에서 발표를 하더라도 읽지 못하는 글자의 나열은 아무 의미가 없습니다. 직접 하나하나 읽어줄 시간도 없습니다. 불필요한 텍스트는 과감히 제거합니다.
다섯째, 폰트의 사용을 최소화합니다. 한 장표에 3개 이상의 폰트를 쓰지 마세요
여섯째, 텍스트를 병렬로 나열할 때 문법적으로 통일합니다. 하나의 주어로 통일할 수 있게 만듭니다. 예를 들면, '우리는 배를 만듭니다.'라는 문장을 병렬로 배치한다면, 주어나 목적어를 통일합니다. '우리는 비행기를 만듭니다.'와 '우리는 차를 만듭니다' 문장을 병렬로 배치하는 것이 좋습니다. '나는 차를 만듭니다.'문장은 문법적인 통일을 이루지 못한 문장입니다.
정리하며
발표자가 발표 내용을 완전히 숙지했다면 발표 장표는 단순해집니다. 청중이 발표 내용을 듣고 하얀 도화지에 그림을 그린다고 생각하면, 복잡한 내용이나 청중에게 혼란을 주는 내용은 사라질 것입니다.
발표 내용을 완전히 숙지한다면
발표 장표는 자연스럽게 단순해집니다
