코딩 없이 150명에게 순식간에 수료증 발급하기
feat. 삽질... autocrat랑 zapier로!
국내 최대 AI 커뮤니티 지피터스, 지피터스는 올해 1월부터 지금까지 꾸준히 AI 스터디를 운영하고 있습니다. 5기 스터디가 지난주에 마무리되었습니다. 기존에는 회사에 증빙자료 제출 목적으로 요청이 들어올 때만 교육 수료증을 발급해 드렸는데요, 한 기수 동안 열심히 참여해 주시어 수고하신 모든 분들께 수료증을 발급해드리고 싶었습니다. 그래도 명색이 AI 회사인데 노가다로 발급할 수 없죠. 코딩 없이 150명에게 순식간에 수료증 발급하기 자동화 과정 지금부터 소개합니다!
요약
airtable로 신청자 정보를 받았고
이 정보를 구글 스프레드시트로 csv 형태로 추출
구글슬라이드로 수료증 템플릿 만들고
구글스프레드시트에 autocrat 익스텐션 연결 - 시트에 포함된 정보들이 구글 슬라이드에 자동으로 기입되어 수료증 생성됨
Zapier로 스터디 참가자들에게 개별로 메일 발송
전혀 안 간단한 것 같네...? ㅋㅋㅋㅋ
수료증 템플릿 만들기
수료증 템플릿은 구글슬라이드로 만들었습니다. 보통 슬라이드는 가로로 긴 형태이기 때문에 A4 용지 규격으로 변경을 했습니다. (페이지 설정 > 맞춤으로 가능)
그리고 수료증 모양을 최대한 흉내 내어 양식을 완성합니다. 저는 직전 기수에서 사용된 템플릿을 그대로 활용했습니다. 6기부터는 수료증을 조금 더 예쁘게 다듬어 보겠습니다. ㅎㅎ.. 중요한 것은 멤버별로 내용이 달라져야 하는 '이름'과 수료증 '순번' 쪽은 <<이름>> <<순번>>으로 표기해서 변숫값이 바뀔 수 있게 해 둡니다.
Autocrat 확장 프로그램 설치
구글 스프레드시트를 열고, 수료증을 발급해 줄 사람들의 이름과 메일을 입력합니다. 저는 기존에 airtable이라고 하는 폼에서 받았던 데이터를 그대로 가져왔습니다. 순번은 임의로 08-### 형태로 만들었습니다. (08월에 발급했다는 뜻)
이 상태에서 autocrat라는 확장 프로그램을 설치해 줍니다.
구글스프레드시트 > 확장프로그램 > 부가기능 설치하기를 누르고 autocrat를 검색하면 바로 나옵니다.
가장 왼쪽에 있는 프로그램이 autocrat그리고 확장프로그램인 autocrat을 실행시킵니다. 그리고 작업 이름을 작성합니다. 저는 '수료증 생성'이라고 정했습니다.
그리고 아까 만들어둔 구글 슬라이드 수료증 템플릿을 불러옵니다. 이제 구글슬라이드와 구글스프레드시트가 연동되었습니다.
그러면 구글 슬라이드에 <<이름>> <<순번>>이라고 작성해 둔 영역이 자동으로 동기화가 되고, 이를 구글 스프레드시트의 어떤 값으로 채워줄지 맵핑을 합니다. '이름'이라는 칼럼명을 가진 열 속의 데이터가 순차적으로 <<이름>>으로 들어가게 되는 것이죠.
그리고 생성될 파일명을 작성합니다. '<<이름>> 수료증'이라고 작성해 두면 '윤누리 수료증'과 같은 형태로 파일이 개별 저장됩니다. 그리고 저는 PDF 형태로 파일이 저장되게 세팅해 두었습니다.
그리고 뒤에 나오는 5단계 이후는 그냥 Next를 갈겨 넘겨버려도 됩니다. 그럼 자동으로 수료증 파일이 생성됩니다. (돌아가는데 시간은 좀 걸립니다.) 아래와 같이 다운로드할 수 있는 url이 시트에 저절로 생성되고, 나의 구글 드라이브에도 수료증이 pdf 파일 형태로 저장됩니다.
autocrat가 만들어낸 결과물들!그런데 문제가 있습니다. 생성된 파일들의 액세스 권한이 '나'에게만 할당되어 있어서 멤버들에게 링크를 그대로 전달하면 다운로드가 되지 않습니다. 그래서 chatGPT에게 해결 방안을 물어보았습니다.
즉 원본 구글시트를 전체공유하고 파일을 생성하면, 생성된 파일도 전체공유가 된다는 말인데요 > 해보니까 안되었습니다. ㅠ chatGPT 실망이야... 그래서 만들어진 파일 권한을 일괄 전체 공유로 돌렸습니다.
Zapier로 메일 발송하기
자동화 좀 해봤다면 누구나 한 번쯤은 들어봤을 Zapier로 멤버들에게 개별 수료증 메일을 발송하려고 합니다. 자피어에서 새로운 Zap 만들기를 하고 구글스프레드시트와 지메일을 연동합니다.
구글 스프레드시트 계정과 사용하고자 하는 시트를 연동했습니다.
메일은 숨은 참조(bcc)로 넣었고, 제 회사 메일 계정과 메일 제목, 그리고 본문 내용을 작성했습니다. 본문 내용은 받는 사람들마다 '이름'과 '다운로드 링크'가 다르게 구현했습니다.
이제 세팅 완료! 제 메일 계정으로 테스트해 보니 잘 날아옵니다.
그리고 대망의 스터디 마지막 날! 준비해 둔 자피어를 실행시킵니다. 그런데 대부분의 멤버들이 메일을 받지 못했다고 연락을 줬습니다. 힝구리퐁퐁
뭔가 자피어가 돌아가는 과정에서 오류가 발생한 모양입니다. 정신을 똑바로 붙들어 매고 위 과정을 다시 한번 반복해서 시트생성부터 autocrat 연동, 자피어 세팅까지 A to Z를 다시 해봤습니다. 월요일에 다시 발송을 했는데, 메일을 받으신 분도 계시고 못 받은 분도 계십니다. 지금도 도무지 영문을 알 수 없습니다...
그리고 화요일에 소소히 몇 가지 설정을 바꿔서 다시 Zap을 만들어 보았는데요, 150명에게 동시에 발송처리를 하는 것이라 그런지 'Too much data'로 zap이 'Held' 되었습니다.
chatGPT에게 원인을 물어보았지만 어떻게 해결해야 할지 모르겠습니다. 한 시간을 기다려도 Held 상태로 유지될 뿐 메일이 발송되지 않습니다.
계속 이 기능 저 기능을 눌러보다가... 'Held' 상태값을 별도로 필터를 걸고 전체 선택한 다음 'Play' 버튼을 누르면 다시 Zap이 돌아가는 것을 알아냅니다. 이 작업을 여러 차례 반복한 결과... 드디어!
눈물의 Success...
자피어가 말썽만 부리지 않았다면 30분 안에 수료증 발급을 완료했을 텐데 거의 며칠간 삽질을 열심히 했네요. 그래도 이렇게 또 하나 배워갑니다... 이젠 1000명, 10000명이라도 수료증 발급 두렵지 않습니다. (기다려주신 스터디 멤버 여러분들 감사합니다)
이제 곧 스터디 6기 신청도 시작될 예정인데요, 이번에는 저도 파트너로 합류해서 스터디를 하나 운영하게 되었습니다. 많관부 많관부 (스터디 신청 대기하러 가기)
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