회사에서 보고서를 도대체 왜 쓰는 걸까?
일 잘하는 역량
직장생활에서 반복되는 업무 중 하나인 보고서 작성에 이골이 났다. 입사 후에 어느 정도 업무를 익힐 즈음에는 회의록과 출장보고서 작성을 반복한다. 비슷한 형태는 어렵지 않게 작성할 수 있다. 작은 보고서지만 작성을 완료한 후에 성취감이 따라온다. 그런데 시간이 지나자 다른 형태의 보고서 작성을 요청받는다. 해결 보고서다. 어떤 문제나 이슈를 분석하고 해결안을 포함하여 작성해야 한다. 끝이 아니다. 다음은 가장 어려운 기획보고서를 작성해야 한다. 무에서 유를 창 조하는 느낌이다. 끝이 없는 보고서 작성, 회사에서 보고서를 도대체 왜 쓰는 걸까.
어딜 가나 인간의 삶에서 커뮤니케이션이 중요하다. 회사에선 커뮤니케이션 수단이 글과 말이다. 서로 다른 사람들이 모여서 일을 하고 성과를 내기 위해서 공통의 연결고리가 필요한데 그것이 바로 보고서다. 글로 보고서를 쓰고 말로 보고 한다. 회사의 공통 언어로써 보고서가 조직을 연결하고 조직 구성원을 매개한다. 수단으로써 보고서이고 그것이 바로 필요성이다. 보고서를 작성하는 궁극적인 목적을 알아보기 전에 필요성을 먼저 이해해야 한다.
회사는 이익을 창출해야 한다. 이를 위해서는 무언가를 해 야하는데 달리 말하면 의사결정을 한다는 말이다. 회사가 하는 모든 활동은 의사결정을 수반한다. 그런데 회사의 의사결정은 수익성 또는 회사의 존폐에도 영향을 미친다. 따라서 의사결정을 잘해야 하는데 회사에서는 여러 사람의 검토를 통해 효과적인 의사결정을 추구하고 그 수단이 보고서다. 예를 들어 100억 원의 예산을 투자하는 의사결정인데 대충 할 수가 없는 것이다. 보고서를 작성하고 회의를 하고 여러 담당자 및 직책 보임자의 검토를 통해 위험 요소를 발굴하며 의사결정의 수준을 높인다.
보고서를 작성하는 가장 중요한 최종 목적이 의사결정이고 다음 목적은 문제해결이다. 의사결정을 하는 과정에서 발생하는 문제, 사업을 추진하며 새롭게 떠오른 상황과 요인을 해결하기 위해서 보고서를 쓰고 여러 사람들의 의견을 수집한다. 최근에는 간략하게 정리하고 공유하며 집단지성을 활 용할 수 있도록 효율적인 방법으로 연결하는 조직이 늘고 있다. 수단은 간소화하고 집단지성은 극대화한다. 수단은 다양하다. 또한 바뀔 수 있다. 하지만 목적을 분명하게 인지해야 결과물을 잘 만들 수 있다. 그러므로 보고서를 작성하는 이유를 정리하는 것이 중요하다.
세 번째 목적은 소통이다. 회사의 공통 언어로 작성한다고 무조건 소통이 되는 건 아니다. 하지만 기본적인 부분을 맞춰야 생산성과 효율성을 높일 수 있다. 그렇지 않으면 시간이 오래 걸리거나 과정에서 갈등이 생기고 새로운 이슈가 발생하기도 한다. 소통을 위해서 회사는 다양한 연구와 실행을 하지만 그중 기본은 다시 보고서라는 회사의 언어다.
회사에서 보고서를 쓰는 이유 세 가지를 목적지에 두고 보고서를 작성하거나 일을 하면 결과물이 좋아진다. 보고서에 반드시 포함할 요소를 세 가지 목적 중에 찾아보거나 일을 추진하며 막히는 부분을 연관해서 생각해 보는 것이다. 보고 받는 사람이 의사결정을 잘할 수 있도록 목차와 내용을 구성하고 담당자가 문제해결을 하는 과정을 보고서에 적절히 담으면 결과물이 달라진다.
보고서 작성과 보고 과정이 복잡하고 답답하다고 느끼는 직장인이 무수히 많다. 물론 조직문화 차원에서 더 효율적인 방법으로 개선되길 희망하지만 시간이 걸린다면 불평만 하기 전에 현 수준에서 더 나은 방법을 찾아야 한다. 고민이 생산성을 높일 것이고 결국 자신을 위한 투자가 될 것이다. 두 번 할 일을 한 번 하는 방법이 될 것이다. 현재 작성하고 있는 보고서의 유형을 분류하고 보고서를 작성하는 과정과 방법을 정리해보자. 보고서 작성의 중요한 세 가지 목적을 중심으로 다시 바라보자. 현명한 직장인이 가져야 할 관점을 찾는 길이 다시 바라보자. 현명한 직장인이 가져야 할 관점을 찾는 길이다.
나에게 다시 던지는 셀프코칭(self-coaching) 질문
✔ 내가 주로 작성하는 보고서의 종류는?
✔ 보고서 작성에서 내가 어려워하는 부분은?
✔ 보고서를 잘 쓰기 위해 필요한 것은 무엇인가?
프롤로그. 직장인 자기 계발, 힘든데 그것까지 해야 할까?
회사(會社)와 조직(組織)을 이해하는 역량
- 왜 회사는 인재 채용 때 자기소개서와 면접을 요구할까?
사람을 이해하고 나를 지키는 역량
일 잘하는 역량
- 회사에서 보고서를 도대체 왜 쓰는 걸까?
- 직장인 보고서 작성의 핵심 기술
- 가장 어려운 기획보고서, 기획력은 어디에서 오는가?
- 직장인에게 매일 요구되는 문제해결 능력, 해답은?
- 창의적인 대안을 요구받는 직장인, 창의력을 키우려면?
- 회사와 직장인에게 필요한 워크 스마트
- 직장인을 위한 간단한 3단계 시간 관리법
- 신뢰 만으론 부족, 직장인에게 필요한 설득의 기술
- 소통 잘하려면 상대방 말 끝까지 들어라
- 직장생활의 품격을 높이는 글쓰기 능력
- 팀원에서 리더가 됐을 때 필요한 최우선 역량
- 갑자기 생기지 않는 피드백 능력
퇴사 충동의 고비를 넘기는 역량
- 퇴사 충동의 고비, 1·3·5년
- 매너리즘과의 결별, 한 발 떨어져 일의 의미 생각하기
- 퇴사하고 카페나 차릴까?
퇴사를 바라보는 역량
- 퇴사를 결심하는 당신, ‘나의 역량’을 객관적으로 정의하라
- 직장인의 진로 고민, 나를 표현하는 보고서로 작성하라
- 퇴사 후 선택할 수 있는 생계의 대안은 몇 개나 있을까?
- 나는 퇴사 후 조직의 힘 없이 돈을 벌 수 있을까?
- 퇴사 후 자신에게 던져야 할 질문
- 퇴사는 도전일까, 도피일까? 나는 왜 퇴사를 원하는가?
퇴사 후에도 필요한 역량
- 역량도 방향이 중요, 퇴사 후 바라본 성과의 의미
- 퇴사 후 생활도 열정 없으면 못 버틴다
- 직장인의 사람 스트레스, 퇴사 후에 만나면 다르다
- 퇴사 후 떠난 여행, 그다음에는?
에필로그. 불평만 할 것인가, 역량을 갖출 것인가?
의미공학자 유재천 코치(대학교육/기업교육/대중강연)
자신만의 의미 발견을 통해 주도적인 성장을 지속하도록 돕습니다.
[의미공학연구소] https://blog.naver.com/meaningeng
