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Feb 20. 2021
직장인 보고서 작성의 핵심 기술
일 잘하는 능력
회사에서 보고서를 쓰는 이유 세 가지인 의사결정, 문제해결, 소통을 목적지에 두고 보고서를 작성하면 결과물이 좋아진다. 보고서 작성 중 막히는 부분이 있다면 세 가지 중 부족한 부분을 찾아 집중하면 진행이 수월해진다. 그렇다면 구체적으로 보고서를 잘 작성하기 위해서는 어떻게 해야 할까. 직장인 보고서 작성의 핵심 기술을 살펴보자.
첫 번째 핵심 기술은 ‘제목부터 기획하라’다. 직장인은 보통 조직에서 주로 사용하는 익숙한 제목으로 적당히 제목을 설정하고 보고서 작성을 시작한다. 물론 기본적으로 원활한 소통을 위해 조직에서 자주 사용하는 제목은 활용해야 한다. 하지만 그중 가장 적절한 제목으로 기획할 필요가 있다. 보고서 제목은 보고받는 사람이 보고자를 인식하는 첫인상이기 때문이다. 또 누적해서 영향을 미치는 매우 중요한 요소다. 따라서 가능한 한 여러 후보 제목 중에서 고르는 연습을 하고, 다른 조직 구성원이 작성한 보고서에서 괜찮은 제목 형태를 수집하면 활용하는 데 도움이 된다. 보고서 제목은 자신의 PC에 저장하는 자료의 제목과는 분명히 달라야 한다. 일의 시작 단계에서 가장 중요한 키워드를 포함하고 문장보다는 구(Phrase) 형태로 너무 길지 않게 작성하는 것이 좋다.
두 번째 핵심 기술은 ‘꼭 필요한 목차를 구성하라’다. 목차는 논리적 구성을 위한 구조(Structure)로써 중요하다. 보고서 작성 목적에 맞게 몇 가지 목차를 어떤 항목으로 구성할지 신중하게 생각해야 한다. 꼭 필요한 목차를 선별해 포함하고 필요성이 떨어지는 항목은 보고 시기나 첨부 방법을 고민해야 한다. 목차를 선정하면 다음 문제는 목차에 맞는 내용을 작성하는 것인데, 이 부분이 또 쉽지 않다. 예를 들어 목적은 가장 작성하기 어려운 목차 항목 중 하나다. 지시를 받아서 작성하는 것인데 무엇을 쓸지 모르겠다는 어려움을 자주 호소한다. 여기에서 중요한 기술은 목차 항목을 질문으로 바꾸는 것이 다. 목적은 ‘이것을 하면 우리 회사, 부서, 팀, 사업, 제품, 서비 스, 프로그램에 무엇이 좋은가’라는 질문으로 바꿀 수 있다. 자신에게 질문을 던지고 생각하는 시간을 확보하면 목적 항목만으로 작성할 때와는 다른 결과가 생성된다. 목차 항목 내용을 작성하기 어려울 때 목차를 질문으로 바꿔보자. 혹은 포털 사이트나 구글의 이미지 검색에서 ‘보고서 목차’로 검색하면 다양한 보고서의 목차를 학습할 수 있다.
보고서 작성의 세 번째 핵심 기술은 보고받는 사람에게서 가장 많이 요구받는 ‘요약하고 압축하는 기술’이다. 이 기술에 서 가장 중요한 점은 더 요약하고 압축하는 방법이 없는지 반복해서 찾는 것이다. 우리가 사용하는 글쓰기 습관에는 생각보다 불필요한 부분이 많다. 간결하고 명쾌한 느낌이 들지 않는 이유는 문장이 길고 중복되거나 모호한 표현이 많아서다. 이를테면 ‘이 건에 관한 변경 내용에 대한 것을 관계부서에 전달 요청’이라는 내용을 ‘관련 변경 내용을 관계부서에 전달 요청’이라고 바꿀 수 있다. ‘~에 관한’ ‘~에 대한’ ‘~것’ 남용이 대표적 예다. 수동형·피동형 표현 사용이 과도한 문장도 많다. 보고 과정에서 글이 길어지면 전달력이 떨어지고 상대방을 지루하게 만들기도 한다. 따라서 자신이 작성하는 내용에 대해 지속적 관심을 갖고 요약·압축하는 연습을 반복해야 한다.
보고서 작성에 활용하는 기술이나 사례를 수집하고 정리하면 새로운 보고서 작성에 도움이 된다. 보고서 작성에 어려움을 느끼고 기존 보고서를 복사하고 붙이는 반복 과정에서 정리한 내용을 다시 살펴보기만 해도 참고할 만한 내용으로 연결할 가능성이 생긴다. 연결 매개체가 있어야 연결 확률을 높일 수 있다.
직장인 보고서 작성의 대표적 세 가지 핵심 기술을 살펴봤다. 이밖에도 다양한 기술이 필요한데 보고서 작성을 잘하기 위해서는 역량 중심으로 역량에 필요한 기술 개발 계획과 집중하는 전략을 수립해야 한다. 보고서 작성에 필요한 역량에는 상황 분석 능력, 정보 수집 능력, 글쓰기 능력, 요약· 압축 능력, 논리력, 문제해결 능력, 기획력, 창의력, 눈치력, 보고력, 체력 등이 있는데, 자신에게 부족한 역량을 선별하고 해당 역량을 향상하기 위한 핵심 기술을 향상하는 계획을 세우는 것이 좋은 전략이다.
나에게 다시 던지는 셀프코칭(self-coaching) 질문
✔ 보고서 작성의 첫 번째 핵심 기술은?
✔ 보고서 작성의 두 번째 핵심 기술은?
✔ 보고서 작성의 세 번째 핵심 기술은?
프롤로그. 직장인 자기 계발, 힘든데 그것까지 해야 할까?
회사(會社)와 조직(組織)을 이해하는 역량
- 왜 회사는 인재 채용 때 자기소개서와 면접을 요구할까?
- 자소서, 면접에서 팀워크는 왜 단골 질문일까?
- 회사, 조직이라는 정글에서 살아남으려면?
- 조직에서 원하는 애자일과 갖춰야 할 민첩성
사람을 이해하고 나를 지키는 역량
- 우리 부장님은 대체 왜 저럴까?
- 직장에서 누군가를 감동시키면 일어나는 일
- 현명한 직장인은 성숙한 방어기제로 고난에 대처한다
- 직장에서 비스킷처럼 부서지는 멘탈 극복하기
- 직장인의 자존감을 높이는 방법
- 직장에서 생존력을 높이는 리스크 매니지먼트
일 잘하는 역량
- 일 잘하는 사람들의 공통점은 무엇일까?
- 인정받는 직장인의 질문 능력
- 회사에서 보고서를 도대체 왜 쓰는 걸까?
- 직장인 보고서 작성의 핵심 기술
- 가장 어려운 기획보고서, 기획력은 어디에서 오는가?
- 직장인에게 매일 요구되는 문제해결 능력, 해답은?
- 창의적인 대안을 요구받는 직장인, 창의력을 키우려면?
- 회사와 직장인에게 필요한 워크 스마트
- 직장인을 위한 간단한 3단계 시간 관리법
- 신뢰 만으론 부족, 직장인에게 필요한 설득의 기술
- 소통 잘하려면 상대방 말 끝까지 들어라
- 직장생활의 품격을 높이는 글쓰기 능력
- 팀원에서 리더가 됐을 때 필요한 최우선 역량
- 갑자기 생기지 않는 피드백 능력
퇴사 충동의 고비를 넘기는 역량
- 퇴사 충동의 고비, 1·3·5년
- 매너리즘과의 결별, 한 발 떨어져 일의 의미 생각하기
- 퇴사하고 카페나 차릴까?
퇴사를 바라보는 역량
- 퇴사를 결심하는 당신, ‘나의 역량’을 객관적으로 정의하라
- 직장인의 진로 고민, 나를 표현하는 보고서로 작성하라
- 퇴사 후 선택할 수 있는 생계의 대안은 몇 개나 있을까?
- 나는 퇴사 후 조직의 힘 없이 돈을 벌 수 있을까?
- 퇴사 후 자신에게 던져야 할 질문
- 퇴사는 도전일까, 도피일까? 나는 왜 퇴사를 원하는가?
퇴사 후에도 필요한 역량
- 역량도 방향이 중요, 퇴사 후 바라본 성과의 의미
- 퇴사 후 생활도 열정 없으면 못 버틴다
- 직장인의 사람 스트레스, 퇴사 후에 만나면 다르다
- 퇴사 후 떠난 여행, 그다음에는?
에필로그. 불평만 할 것인가, 역량을 갖출 것인가?
▶ 『직장인 컴피턴시』 다음 책 소개 바로 가기
의미공학자 유재천 코치(대학교육/기업교육/대중강연)
자신만의 의미 발견을 통해 주도적인 성장을 지속하도록 돕습니다.
